社会人なら知ってる基本的なこと。いまさら聞けないビジネスマナーをこっそり教えます！
身だしなみマナー編
- 髪の色や髪型はどんなものが好まれますか？
- おしゃれと身だしなみは違うもの。
とくに、初めての職場に行くときには、第一印象が大切ですので、明るすぎる髪の色は避けたほうがいいでしょう。
また、あまりに個性的な髪型もNGです。清潔感のある髪型を心がけてください。 - どんなメイクが好まれますか？
- メイクはなるべくナチュラルなほうがいいでしょう。
派手なマニキュアやネイルアートも控えてください。職場では清潔で落ち着いた雰囲気のメイクが好まれます。 - アクセサリーを身につけてもいいですか？
- 控えめなネックレスくらいなら身につけてもOKな職場もあります。
もし、「どんなアクセサリーでもOK」と言われたとしても、まわりから浮いてしまうようなアクセサリーはくれぐれも控えましょう。 - 足元の身だしなみについて教えてください。
- 女性はストッキング、男性はビジネスソックスが好ましいです。
女性の靴は、高さ3～5cmのパンプスが無難です。
もちろん、サンダル・スニーカー・ブーツなどカジュアルな靴はNGですのでご注意ください。 - 制服がある場合の注意点は何ですか？
- まずは決められたとおりの着こなしを意識しましょう。
襟ぐりが開きすぎていたり、スカート丈が短くなりすぎていたりしないように、しっかり確認してください。
電話応対マナー編
- 電話はコール何回以内に取るのがいいでしょうか？
- 電話を取ったら何と名乗ればいいでしょうか？
- 他の人あての電話を受けたときに大切なことはなんですか？
- 電話をかける前に注意しておかなければならないことはありますか？
- 話したい相手が不在のときに折り返し電話を依頼してもいいですか？
- 電話で伝えたいことを上手に話すのが苦手なんです…。
- 電話はコール何回以内に取るのがいいでしょうか？
- 2コール以内に取るのがベターです。
3コール以上になったときは「お待たせいたしました」などのお詫びの言葉を添えるといいでしょう。
また、受話器はくれぐれも相手より先に置かないように。相手が電話を切ったことを確認してから、静かに受話器を置きましょう。 - 電話を取ったら何と名乗ればいいでしょうか？
- 「はい、（会社名）でございます」と明るく名乗りましょう。
相手の方が名乗られた後には「いつもお世話になっております」と感謝の意を込めて挨拶することも忘れずに。 - 他の人あての電話を受けたときに大切なことはなんですか？
- 連絡ミスを防ぐためにも、メモをとる習慣をつけることが大切です。
メモする内容は、相手の会社名・氏名・電話番号・用件・電話のあった日時など。
あらかじめ書き込める用紙をつくっておくと便利です。 - 電話をかける前に注意しておかなければならないことはありますか？
- 相手の部署や役職を間違えないように、名刺などで確認しましょう。
また、就業開始直後や退社間近、昼食時間は緊急の場合を除き、避けたほうが望ましいです。 - 話したい相手が不在のときに折り返し電話を依頼してもいいですか？
- 基本的には、自分からかけ直すことを伝えたほうがいいとされているようです。
とはいえ、急を要する場合もあるので、その際は折り返し電話を依頼しても構いません。
また、伝言を残す場合は要点を手短にして伝えましょう。 - 電話で伝えたいことを上手に話すのが苦手なんです…。
- まず最初に「○○の件ですが」と用件を簡単に伝えてから本題に入りましょう。すると相手は「○○の件だな…」と聞く準備を自然にとってくれます。
あとは、伝えたいことをあらかじめメモに書いて整理しておき、手元に置きながら電話をするのも良い方法です。
言葉づかいマナー編
- 基本的なことですが、自分のことは何と言えばいいでしょうか？
- お礼を言うときに適した言い方はありますか？
- お願いをするときの失礼のない言い方はありますか？
- 了解するときの好ましい言い方はありますか？
- 頼まれごとを断るときに何と言えばいいか困っています…
- 基本的なことですが、自分のことは何と言えばいいでしょうか？
- ビジネスシーンでは「わたくし」が最も無難です。自社のことをいう場合は「わたくしども」「弊社」「当社」と言うようにしましょう。
また、相手に対しては「○○様」「御社」と言うのが一般的です。 - お礼を言うときに適した言い方はありますか？
- ビジネスシーンでは、素直に「ありがとうございます」と言うか、目上の人が相手で多少かしこまるのであれば「恐れ入ります」が良いでしょう。
- お願いをするときの失礼のない言い方はありますか？
- 「恐れ入りますが～をしていただけないでしょうか」「恐縮ですが～をお願いできないでしょうか」と言えば失礼な印象にはならないはずです。もちろん、声のトーンにも注意が必要です。
- 了解するときの好ましい言い方はありますか？
- 「かしこまりました」または「承知いたしました」が良いでしょう。
- 頼まれごとを断るときに何と言えばいいか困っています…
- たとえ断るときでも、「できません」「無理です」といきなり言ってはいけません。
「申し訳ございませんが、いたしかねます」「わたくしの一存では決めかねますので、上司と相談いたしまして、後ほどお返事いたします」など、やんわりとお断りのニュアンスを込めた言い方を心がけましょう。
応対マナー編
- 失礼のない名刺交換の仕方を教えてください。
- 目上の方が相手であれば、相手より先に社名・部署名・名前をはっきり名乗りながら名刺を差し出してください。
また、相手の名刺の下になるように差し出すことも忘れずに。
自分の名刺を受け取っていただいてから、相手の名刺を両手で受け取ってください。
もし、読み方が分からないときには「失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか」とたずねましょう。 - 上手な指示の受け方ってありますか？
- 呼ばれたら、「はい」と気持ちのよい返事をして、メモをもって呼んだ人のもとへ行きましょう。
相づちをうちながら、途中でさえぎらず最後まで話を聞くことが大切です。
聞き終わったら復唱し、分からないことがあればその場で質問しましょう。また、頼まれた仕事の締め切りを確認することも重要です。 - 上手な報告の仕方ってありますか？
- 仕事が終了したら、指示した本人にすぐ報告しましょう。締め切りに余裕があっても早めに報告したほうが喜ばれます。
報告の順番は、まず結論⇒理由⇒経過の順番が報告を聞くほうも分かりやすくて理想的です。
報告する前に一度メモをとって自分の中で整頓するとスムーズに報告できるでしょう。 - ミーティングに参加するときに心がけることってありますか？
- 出席するメンバーをあらかじめ把握しておき、もし事前に配布された資料があれば、しっかりと目を通しておきましょう。もちろん、筆記用具を必ず持って参加してください。
背すじをのばして、話している人の目を見ながら話をしっかり聞くのがポイントです。
ビジネスメールマナー編
- 一般のメールを書くときと違って注意しなければいけないことってありますか？
- 件名はどうつけたらいいでしょう？
- 宛名の書き方（敬称をつける・つけない）に悩むことがあります
- 分かりやすいメールを書くのが苦手です…
- 宛先、CC、BCCはどう使い分ければいいの？
- 一般のメールを書くときと違って注意しなければいけないことってありますか？
- ビジネスシーンでのメールは、印刷されたり転送されるなど不特定多数の人の目に触れるという認識で作成することが大切です。まずはその点に注意しながら作成しましょう。
- 件名はどうつけたらいいでしょう？
- 相手は毎日たくさんのメールに目を通しているかもしれません。埋もれないようにできるだけ具体的な件名にすることを心がけましょう。とはいえ、奇抜な件名はNGです。分かりやすい例としては、「打ち合わせの件」ではなく「○○商品企画の件」といった件名が良いでしょう。
また、「重要：○○の件」など、件名の前に目を引く言葉を入れるのも、埋もれさせないテクニックの1つです。 - 宛名の書き方（敬称をつける・つけない）に悩むことがあります
- 職場によってはルールがありますので一度確認しておくことをおすすめします。
以下は、一般的な宛名の書き方です。- 社外の団体・企業宛
- ABC株式会社総務部 御中
- 個人宛
- 豊田円太様
- 役職付の個人宛
- 営業部長 豊田円太様
- 社内の複数名宛
- スタッフ各位
- 分かりやすいメールを書くのが苦手です…
- まずは結論から入り、本題は端的に書きましょう。たとえば箇条書きにするのも見やすくて効果的です。
また、文字化けしやすい半角カナや記号、丸付き数字などの機種依存文字は使用しないように気をつけましょう。 - 宛先、CC、BCCはどう使い分ければいいの？
- アドレスの公開・非公開をきちんと考えて使い分けましょう。アドレス非公開となるのはBCCだけです。
自分の上司をCCに入れると、相手には私の上司も承認していますというメッセージになります。
職場によってはルールが統一されている場合がありますので、メールを送信する前に一度確認するといいでしょう。